VF-Vault-Analyse — Christoph’s SharePoint-Setup

Anlass

Beim Bau des vf-vault-architektur.md-Plans hatte ich falsche Annahmen ueber den VF-Vault — ich war im Tunnel zwischen Marvin’s lokalem Markdown-Konzept (~/source/vibe-factory/) und meinem urspruenglichen SharePoint-Vorschlag. Marvin’s Korrektur „such mal nach Ordnern 00_/01_” fuehrte zu Christoph’s bisher unbekanntem Vault unter SharePoint /Workshop/VibeFactory/. Dieser Run dokumentiert was wir dort gefunden haben.

Fundstelle

SharePoint OwnCloud, Site vibefactorygbr.sharepoint.com/sites/OwnCloud, Pfad /Workshop/VibeFactory/ — durchschnittlicher Owner aller Files: Christoph Hagedorn (mit OneDrive-SyncEngine, lokaler Sync auf seinem Mac).

Top-Level-Struktur (Stand 13.05.2026, 19:30)

Workshop/VibeFactory/
├── 00_Unternehmen          (Gesellschaftsvertrag, HR-Auszuege, Versicherungen, IT)
├── 01_Finanzen             (Buchhaltung, Rechnungen, Steuern, Reporting)
├── 02_Recht                (Vertraege, AGB, DSGVO, NDA)
├── 03_HR                   (Mitarbeitende, Bewerbungen, Onboarding)
├── 04_Vertrieb             (Pipeline: Angebote, Akquise vor Vertragsschluss)
├── 05_CRM                  (Bestandskunden nach Vertragsschluss)
├── 06_Marketing            (Social Media, Website, Brand-Assets) — 16 GB
├── 07_Produkte_Leistungen  (Leistungsbeschreibungen, Preislisten)
├── 08_Projekte             (Operative Projektarbeit pro Event)
├── 09_Standards            (NEU 13.05.! Christoph's Refactor-Ziel)
├── 09_Vorlagen             (alt, soll in 09_Standards aufgehen)
├── 10_Todos                (NEU 13.05.! Christoph's Refactor)
├── 10_Wissen               (alt, soll teils in 09_Standards, teils in 10_Todos)
├── 99_Archiv
├── CLAUDE.md               (17 KB, von Julian gestartet 27.04., zuletzt Christoph 12.05.)
├── 2026-04-27_Ordnerstruktur_Vorschlag_v1.md
├── 2026-04-27_Prozessmanager-Zuordnung_v1.md
├── 2026-04-27_TODO_Julian.md
├── 2026-05-12_Fahrplan_CLAUDE-md-Refactor_v1.html
├── 2026-05-12_Fahrplan_CLAUDE-md-Refactor_v2.html   ← aktuell, 12.05.
├── 2026-05-12_Prompt_Standards-Refactor.md
└── "Marvin Claude" (binary, 11 KB — vermutlich Screenshot oder Marvin's Konzept als Bild)

Wichtigste Funde

1. VF ist GmbH (nicht GbR wie in unserem Kundenfile bisher gefuehrt) — gegruendet 2020 von Andre Kollas, Julian Sokolowski, Christoph Hagedorn. Felix Leufert spaeter dazu.

2. Prozessmanager (aus CLAUDE.md + Prozessmanager-Zuordnung_v1.md):

   Bereich	Manager
   Finanzen / Recht / HR / Vertrieb / CRM	Andre Kollas
   Marketing	Julian Sokolowski
   Produkte & Leistung	Felix Leufert
   Projekte / Vorlagen / Wissen	Christoph Hagedorn

3. Christoph ist AI-Steward + Vault-Owner. Pflegt CLAUDE.md, plant Refactor (12.05.), hat sich „Marvin Claude” explizit als Inspirations-Quelle in den Refactor-Prompt geschrieben.

4. Frontend ist claude.ai Cowork (Mitarbeiter-Accounts, Artifacts im Pinned-Sidewing). NICHT Open WebUI — unser Sprint-1-Stack ist gebaut aber nicht von VF genutzt.

5. MCPs in claude.ai aktiv: Canva, WebSearch. M365 als geplant erwaehnt.

6. Christoph’s CLAUDE.md hat 17 KB und enthaelt:

   • Firmenkontext (GmbH, Gruender, Angebot, B2B-Schwerpunkt, Markenton)
   • Prozessmanager-Tabelle
   • Routing-Hinweis auf Ordnerstruktur-Vorschlag-v1
   • Pflichthinweis Ordnerdisziplin (keine spontanen Ordner, kein Wildwuchs)
   • Artifact-Design-CSS (verbindlicher Stil fuer alle VF-Artifacts in Cowork)
   • Konventionen fuer Claude (Sprache, Dateinamen, Versions-Pattern, Vertraulichkeit)
   • „Aktueller Projekt-Status” Section: LinkedIn-Audit + Stadtfest Ennigerloh als Live-Projekte mit File-Pfaden
   • Tools & Integrationen mit Canva-Design-ID fuer Master-Template

7. Refactor-Plan v2 (12.05.) plant 3-Schicht-Navigation:

   • Schicht 1 global: CLAUDE.md Routing-Tabelle
   • Schicht 2 Bereich: _context.md pro Ordner
   • Schicht 3 Sammlung: _index.md pro Sammlung
   • Plus Querverweise im File selbst
   • Genau unser Pattern aus agentic-ventures.

Christoph’s CLAUDE.md vs Marvin’s (lokal ~/source/vibe-factory/)

Marvin hat in ~/source/vibe-factory/ ein paralleles Konzept-Vault (Git-only, lokal, 5-Schichten-Modell aus Karpathy + ICM, Obsidian-orientiert). Christoph’s Vault in SharePoint hat die 00_-99_-Struktur uebernommen + claude.ai-Cowork-Pattern.

Konsequenz: Das produktive Vault ist Christoph’s, nicht Marvins. Wir bauen darauf auf, ersetzen es nicht.

5 Best-Practice-Vorschlaege fuer Christoph

Aus agentic-ventures-Praxis erprobt. Christoph kann sie uebernehmen wenn er sie ueberzeugend findet — kein „muss”.

1. Frontmatter-Pflicht (klein)

Zwei Felder, nur fuer neue Files + alle Konventions-/Index-Files:

---
description: Einzeiler was in dieser Datei steht.
last_reviewed: 2026-05-13
---

→ Cron kann „Files mit last_reviewed aelter 6 Monate” listen.

2. inbox/ als 11. Top-Level

Files landen IMMER irgendwo bevor sortiert. Ohne inbox/ kontaminieren sie Geschaefts-Ordner. Regel: max 14 Tage drin, dann sortiert.

3. runs/ fuer Research-Reports

Wettbewerbsanalyse, Kuenstler-Bio-Recherche, Audits → runs/YYYY-MM-DD-topic/. Verdichtete Patterns wandern dann sauber in den richtigen Geschaefts-Bereich.

4. Status-Tags fuer Projekt-Ordner

08_Projekte/<event>/_index.md mit Frontmatter status: anfrage|bestaetigt|live|abgerechnet|abgesagt. Plus Querverweis in 05_CRM/<kunde>.md.

5. Datenintegritaet-Regel

Statt stilles Ueberschreiben → ergaenzen mit [KORREKTUR YYYY-MM-DD] Grund: <kurz>. Vor allem bei CRM, Kalkulationen, Performance-Daten.

Source-Files (in diesem Ordner)

Wichtig: Diese Files sind Christoph’s Property und nur Reference-Kopien in unserem Vault. Sie werden nicht editiert oder veroeffentlicht.

Folge-Aktionen

Cross-Refs

• vibe-factory — aktualisierte Kundenakte
• vf-vault-architektur — Architektur-Plan mit Findings drin
• sprint-2-master-plan — taktischer Sprint-Plan (anstehende Anpassung)
• m365 — der MCP der den Vault-Zugriff machen wird
• mcp-vf-hosted — Mono-MCP der vf-vault als Sub bekommt