CLAUDE

CLAUDE.md

This file provides guidance to Claude (and Claude Code) when working with files in this repository.

Über dieses Verzeichnis

Dies ist der zentrale Arbeitsordner der VibeFactory GmbH (https://www.vibe-factory.de). Es handelt sich nicht um ein Code-Repository, sondern um den geteilten Unternehmensordner, in dem operative Themen (CRM, Social Media usw.) abgelegt und bearbeitet werden.

• Unternehmen: VibeFactory GmbH
• Website: https://www.vibe-factory.de
• Hauptansprechpartner für diesen Ordner: Julian (julian@vibe-factory.de)
• Sync: Der Ordner liegt unter OwnCloud (OwnCloud - Dokumente/Workshop/VibeFactory) und wird zwischen Geräten/Teammitgliedern synchronisiert.

Kurzbeschreibung

VibeFactory ist eine Full-Service-Eventagentur mit Sitz in Hamm (Herbert-Rust-Weg 6, 59071 Hamm), gegründet 2020 von André Kollas, Julian Sokolowski und Christoph Hagedorn. Selbstverständnis laut Website: “Drei Typen mit HAMMer Wurzeln und mega Bock auf Events” – mit dem Anspruch, “die Welt ein kleines bisschen lauter und bunter zu machen”.

• Angebot (Full-Service): Event-Planung & Durchführung, Catering, Messeauftritt, Social Media & Event-Marketing, Content Produktion, Personalvermittlung, Ticketverkauf, Dekoration & Artisten, Künstler-Booking.
• Spezialgebiete: Eröffnungsfeier, Festival, Geburtstag, Incentive, Jubiläumsfeier, Markenerlebnis, Messeauftritt, Pop-up Event, Produkt-Lounge, Sommerfest, Stadtfest, Teambuilding, Weihnachtsfeier.
• Zielgruppe / Schwerpunkt: ~90 % B2B / Corporate Events (z. B. Sparkasse Hamm, E.On, Don Papa Rum, Aurubis AG, ECE, Stadt Hamm, Internationaler Bob- & Schlittenverband), ergänzt um eigene Formate wie das Welcome To My Garden Festival (5.000 Gäste) und ausgewählte Privatkunden.
• Kennzahlen (Eigenangabe Website): 140+ Kunden, 250+ Events, 45.000+ Gäste.
• Markenton: Jung, energetisch, du-Form, “Let’s Do it!”-Mentalität – professionell, aber bewusst nicht steif. Kreativität & Leidenschaft als Kern, kombiniert mit Termintreue, klarer Struktur und budgetärer Verlässlichkeit (so von Kunden in den Testimonials hervorgehoben).
• Claim: “Der VibeFaktor macht dein Event unvergesslich” – Untertitel: “Wirkung, die begeistert. Expertise, die überzeugt.”
• Kontakt extern: hello@vibe-factory.de

Prozessmanager / Zuständigkeiten

Stand: 27.04.2026 (festgelegt im Kick-off-Meeting Claude-Einführung). Bei inhaltlichen Rückfragen zu einem Bereich Claude an die zuständige Person verweisen.

Bereich	Prozessmanager
Finanzen	André Kollas
Recht	André Kollas
HR	André Kollas
Vertrieb	André Kollas
CRM	André Kollas
Marketing	Julian Sokolowski
Produkte & Leistung	Felix Leufert
Projekte	Christoph Hagedorn
Vorlagen	Christoph Hagedorn
Wissen	Christoph Hagedorn

Kontakte:

• André Kollas – E-Mail TODO
• Julian Sokolowski – julian@vibe-factory.de
• Felix Leufert – E-Mail TODO
• Christoph Hagedorn – christoph@vibe-factory.de

TODO Julian: Fehlende E-Mail-Adressen (André, Felix) ergänzen.

Ordnerstruktur (High-Level)

Die oberste Ebene ist nach Geschäftsbereichen gegliedert, nicht nach Dateitypen. Dateien sollten immer in den passenden Bereich abgelegt werden, statt in einen generischen „Sonstiges”-Ordner.

Wichtig für Claude: Bevor neue Ordner angelegt werden, immer zuerst 2026-04-27_Ordnerstruktur_Vorschlag_v1.md lesen – dort ist die vollständige Struktur mit Begründungen dokumentiert.

⚠️ Pflichthinweis – Ordnerdisziplin: Die Ordnerstruktur ist bewusst klar gegliedert und muss strikt eingehalten werden. Claude darf keine neuen Ordner anlegen, ohne vorher geprüft zu haben, ob es bereits einen passenden Ort in der bestehenden Struktur gibt. Kein Wildwuchs – also keine spontanen Ordner auf falscher Ebene, keine Dopplungen, keine Ablagen „irgendwo”. Jede neue Datei und jeder neue Ordner gehört an einen definierten Platz. Im Zweifel den Nutzer fragen, bevor etwas angelegt wird.

• CRM/ – Kunden, Leads, Angebote, Verträge, Kommunikation mit Bestandskunden.
• Social Media/ – Content-Pläne, Posts, Assets, Kampagnen, Performance-Reports.
• 09_Vorlagen/Kalkulation/ – Kalkulationsvorlage und Prozessdokumentation. Die eigentlichen Projekt-Kalkulationen liegen jeweils unter 08_Projekte/[Event]/Kalkulation/. Prozess-Doku: 09_Vorlagen/Kalkulation/KALKULATION_PROZESS.md – dort sind der vollständige Kalkulations-Workflow, die Spaltenstruktur der Excel-Vorlage, die Kostenarten und alle Entscheidungen dokumentiert. Bei Fragen zur Kalkulation immer zuerst diese Datei lesen.

TODO Julian: Weitere Top-Level-Ordner ergänzen, sobald sie entstehen (z. B. Finanzen/, Recht/, HR/, Projekte/). Bitte hier auch festhalten, was hineingehört und was nicht, damit Claude beim Ablegen neuer Dateien den richtigen Ort wählt.

Dokumente öffnen & anzeigen – Pflichtregeln für Claude

Strukturierte Dokumente mit ausfüllbaren Feldern (Anfragen, Angebote, CRM-Einträge, Kalkulationen) immer als Artifact in der Cowork-Seitenleiste öffnen.

Wann ein Artifact verwenden:

• Dokumente mit mehreren Feldern, die der Nutzer bearbeiten möchte (z. B. Projektanfragen, Angebote, Kundendaten)
• Wiederkehrende Übersichten, die der Nutzer mehrfach öffnen wird (z. B. Projekt-Status, Pipeline)

Wann KEIN Artifact:

• Einfache Textdateien, die nur gelesen werden (z. B. eine Prozess-Doku, ein Brand-Profil)
• Kurze Antworten oder Zusammenfassungen – die gehören direkt in den Chat
• Einmalige visuelle Darstellungen → dort show_widget

Für Artifacts gilt:

1. Datei als editierbares HTML-Artifact über mcp__cowork__create_artifact erstellen.
2. Alle bearbeitbaren Felder enthalten, plus „Speichern”-Button mit window.cowork.askClaude(...).
3. Kein reiner computer://-Link als Ersatz für ein Artifact bei editierbaren Dokumenten.
4. Nach dem Erstellen/Aktualisieren den Nutzer immer explizit darauf hinweisen, dass das Artifact im Pinned-Bereich der Seitenleiste (Sidewing) erscheint und dort angeklickt werden muss, um es zu öffnen – da Claude das Öffnen nicht selbst auslösen kann.

Artifact-Design – verbindlicher Stil (Stand 12.05.2026)

Alle Artifacts bei VibeFactory verwenden denselben CSS-Stil. Kein eigenes Design pro Artifact erfinden. Die folgenden Werte sind verbindlich:

/* Basis */
body { font-family: system-ui, -apple-system, sans-serif; background: #f5f4f0; color: #1a1a18; font-size: 14px; line-height: 1.6; padding: 1.5rem; }
 
/* Überschrift & Meta */
h1 { font-size: 18px; font-weight: 500; margin-bottom: 4px; }
.meta { font-size: 12px; color: #6b6b67; margin-bottom: 1.25rem; }
.badge { font-size: 11px; padding: 2px 8px; border-radius: 6px; background: #faeeda; color: #854f0b; font-weight: 500; }
 
/* Sections */
.section { background: #fff; border: 0.5px solid #e0dfd6; border-radius: 12px; padding: 1rem 1.25rem; margin-bottom: 1rem; }
.section-title { font-size: 11px; font-weight: 500; color: #8a8a85; text-transform: uppercase; letter-spacing: .06em; margin-bottom: 10px; }
 
/* Felder */
.field-row { display: grid; grid-template-columns: 160px 1fr; align-items: start; gap: 8px; margin-bottom: 7px; }
.field-label { font-size: 13px; color: #6b6b67; padding-top: 6px; }
input, textarea, select { width: 100%; padding: 5px 8px; border: 0.5px solid #d0cfc6; border-radius: 6px; font-size: 13px; background: #fafaf8; color: #1a1a18; outline: none; }
input:focus, textarea:focus, select:focus { border-color: #888; background: #fff; }
 
/* Buttons */
button { font-size: 13px; padding: 7px 16px; border: 0.5px solid #c8c7be; border-radius: 7px; background: #fff; color: #1a1a18; cursor: pointer; }
button:hover { background: #f0efea; }
button.primary { background: #1a1a18; color: #fff; border-color: #1a1a18; }
button.primary:hover { background: #333; }
 
/* Toast */
.toast { display: none; margin-top: 10px; font-size: 12px; color: #3b6d11; background: #eaf3de; border: 0.5px solid #c0dd97; border-radius: 6px; padding: 6px 12px; }

Was verboten ist:

• Keine farbigen Header-Balken oder Akzentfarben (kein Rot, kein Blau als Hintergrund)
• Keine Emoji in Section-Titeln oder Buttons
• Keine box-shadow-lastigen Card-Designs
• Keine fetten (font-weight: 700) Überschriften in Sections
• Kein abweichendes Farbschema, auch nicht „passend zum Kunden”

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Arbeitsweise – Pflichtregeln für Claude

Spec-/Prozessdateien immer zuerst lesen, bevor Binärdateien angefasst werden.

In diesem Ordner gibt es zu verschiedenen Arbeitsbereichen Prozess- und Spezifikationsdateien (z. B. KALKULATION_PROZESS.md, Brand-Profil.md, _Pipeline.md). Diese Dateien sind die Single-Source-of-Truth für den jeweiligen Bereich. Wenn Claude an einem Thema arbeitet, für das eine solche Datei existiert:

1. Zuerst die Spec-Datei lesen – nie direkt mit der Excel, PPTX oder einer anderen Binärdatei beginnen.
2. Erst wenn die Spec vollständig gelesen ist, mit der eigentlichen Arbeit anfangen.
3. Bei Kalkulationsaufgaben: 09_Vorlagen/Kalkulation/KALKULATION_PROZESS.md lesen, bevor die .xlsx-Datei geöffnet oder neu erstellt wird.

Dieser Grundsatz gilt auch für neue Sessions – die Spec-Datei ist immer der richtige Startpunkt.

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Konventionen für Claude

Diese Konventionen sollen verhindern, dass Claude beim Arbeiten im Unternehmensordner Chaos anrichtet:

• Sprache: Inhalte standardmäßig auf Deutsch erstellen, außer der Kontext der Datei (z. B. ein englischsprachiger Kunde) verlangt Englisch.
• Dateinamen: YYYY-MM-DD_Thema_Variante.ext (z. B. 2026-04-27_Angebot_KundeXY_v1.docx). Umlaute (ä, ö, ü) sind erlaubt. Keine Leerzeichen am Anfang, da OwnCloud-Sync sonst empfindlich reagieren kann.
• Niemals löschen ohne Rückfrage: Dateien in diesem Ordner sind oft Originale oder Single-Source-of-Truth. Vor dem Löschen oder Überschreiben immer Rückfrage an Julian.
• Versionen: Bei Überarbeitungen bestehender Dokumente lieber eine neue Datei mit _v2, _final etc. anlegen, statt das Original zu überschreiben – außer Julian fordert ausdrücklich ein In-Place-Update an.
• Vertraulichkeit: Inhalte hier sind teilweise vertraulich (Kundendaten, Verträge). Keine Inhalte aus diesem Ordner in externe Tools oder Antworten zitieren, ohne dass das vom Kontext gedeckt ist.

Typische Aufgaben

TODO Julian: Diese Liste mit konkreten, wiederkehrenden Aufgaben füllen, die Claude im Unternehmensordner übernehmen soll. Beispiele:

• Wöchentlicher Social-Media-Content-Plan auf Basis von Social Media/Themenplan.xlsx
• Angebote aus Vorlage CRM/Vorlagen/Angebot_Vorlage.docx erstellen
• Monatlicher CRM-Report aus den Lead-Listen

Je präziser hier die Aufgaben mit Quelldateien und Zielformat dokumentiert sind, desto besser kann Claude sie eigenständig erledigen.

Tools & Integrationen

Aktuell mit Claude verbundene Connectors:

• Canva (über MCP-Connector) — wird für Instagram-Cover und Story-Grafiken genutzt. Master-Template-Design für Stadtfest Ennigerloh: Design-ID DAHIT58CORk (Edit-URL: https://www.canva.com/d/SoTe1nrNpNpVZ7Z).
• Web-Recherche (WebSearch) — für Künstler-Bios, Wettbewerbsanalyse, etc.

Verfügbar zum Verbinden, falls gebraucht:

• Microsoft 365 (für SharePoint-Pressekit-Zugriff) — empfohlen, sobald wir größere Mengen an Pressekits direkt aus dem SharePoint ziehen wollen.
• LinkedIn ist nur per Datei-Export einbindbar (Login-Wall blockiert API-Zugriff).
• Instagram öffentliche Profile sind eingeschränkt lesbar; einzelne Post-Captions müssen als Reference-Datei abgelegt werden.

TODO Julian: Bei Bedarf weitere Tools (E-Mail, Kalender, CRM) ergänzen.

Aktueller Projekt-Status (Stand 03.05.2026)

Für Claude in neuen Sessions: Diese Section gibt dir die Orientierung, wo die laufenden Projekte stehen. Lies die referenzierten Files, dann bist du im Kontext.

LinkedIn-Audit (VibeFactory)

Status: Strategie + Pipeline + erster Post-Entwurf fertig. Wartet auf Performance-Daten + Connect-Person bei E.On für ersten Live-Post.

Wichtigste Files:

• 06_Marketing/Social_Media/Linkedin/VibeFactory/Brand-Profil.md — Brand-Profil mit 8 verbindlichen Posting-Regeln (Abschnitt 9), Top-3 / Flop-3 Posts mit Begründung, alle Hook-Pattern, Pflicht-Footer. Die Regeln sind verbindlich für jeden Post.
• 06_Marketing/Social_Media/Linkedin/VibeFactory/Posts/_Pipeline.md — 6-Wochen-Plan KW 18–23
• 06_Marketing/Social_Media/Linkedin/VibeFactory/Analytics/2026-04-27_LinkedIn-Tracking.xlsx — Performance-Workbook, 14 Posts analysiert
• 06_Marketing/Social_Media/Linkedin/VibeFactory/Posts/2026-04-28_EOn-Teambuilding_v1.md — erster Case-Study-Post-Entwurf

Instagram Stadtfest Ennigerloh

Status: Freitag-Line-Up komplett (4 Künstler) — Cover (4:5 + 9:16) + 3 Captions fertig. Ante-Perry-Caption v3 ist live-ready, andere drei warten auf finale Freigabe.

Wichtigste Files:

• 06_Marketing/Social_Media/Instagram/Stadtfest Ennigerloh/Brand-Profil.md — IG-Brand-Profil mit Tonalität (Julians eigene Sprache aus 3 Reference-Posts), HARTE REGEL gegen Krieg-/Gewalt-Phrasen (z. B. „Bombe zünden”, „knallen” verboten; „Marktplatz bebt” erlaubt), Pflicht-Footer, keine Strichgedanken
• 06_Marketing/Social_Media/Instagram/Stadtfest Ennigerloh/_Pipeline.md — Posting-Plan aus Marketingplan
• 06_Marketing/Social_Media/Instagram/Stadtfest Ennigerloh/Captions/Reference/ — Julians 3 Original-Posts als Tonalitäts-Anker
• 06_Marketing/Social_Media/Instagram/Stadtfest Ennigerloh/Captions/2026-04-29_Ante-Perry_v3.md — Caption v3, gepostet
• Pro Künstler-Ordner unter Assets/<Künstler>/: Caption.md + 4-5/Cover_4x5.jpg + 9-16/Story_9x16.jpg

Master-Template für Cover (Canva):

• Design-ID DAHIT58CORk — https://www.canva.com/d/SoTe1nrNpNpVZ7Z
• Layout: hellblauer Hintergrund + abstrakte Sterne (weiß + pink) + Mühlen-Pictogram unten rechts (Asset-ID MAHIUIrjf-Y) + pinker 8-zackiger Stern als Footer-Trennelement (Asset-ID MAHIUDHf21I, 110×110, Position top=1180 left=555)
• Pro Künstler tauscht man nur Foto + Name aus (Element-IDs für Foto: PBRFyrpMxdDJ2q8M-LBXMwnlxJDl6YCL0, für Name: PBRFyrpMxdDJ2q8M-LBfj4l7RhBB64mPK)
• 9:16-Story wird lokal aus dem 4:5 mit Hintergrund-Padding generiert (Hellblau (136, 199, 250), Skript make_story.py siehe outputs)

Posting-Reihe Freitag-Line-Up: Ante Perry (Mi 29.04. ✅ live, oder Do 30.04. Vormittag), Disco Colada (Do 30.04. Abend), Lost Identity (So 03.05.), Salvatore Mancuso (Di 05.05.).

Was als nächstes ansteht:

1. Disco Colada, Lost Identity, Salvatore Mancuso live posten (Cover + Caption sind fertig)
2. Samstag-Line-Up vorbereiten — KCB Kölsche Cover Band (Di 12.05.) und Paveier (Do 14.05.). Bios fehlen, müssen per Web-Recherche oder beim Management eingeholt werden.
3. Sonntag-Line-Up vorbereiten — Norman Langen, Olaf Henning, Herr H, Anna-Maria Zimmermann.

Ordnerstruktur Marketing (laufend gepflegt)

06_Marketing/Social_Media/
├── Linkedin/VibeFactory/
│   ├── Brand-Profil.md
│   ├── Analytics/                 (LinkedIn-Tracking-Workbook)
│   └── Posts/                     (Drafts + Pipeline)
└── Instagram/<Marken-Account>/
    ├── Brand-Profil.md
    ├── Captions/                  (zentrale Caption-Bibliothek)
    ├── _Pipeline.md
    └── Assets/
        ├── _Pool/                 (event-übergreifende Bilder)
        ├── <Spezialgebiet>/       (z. B. Teambuilding, Sommerfest)
        │   └── <Event-Slug>/      (z. B. E-On)
        └── (für Stadtfest Ennigerloh: pro Künstler 4-5/ und 9-16/ + Caption.md)

Offene Aufgaben & Erinnerungen für Claude

⚠️ ERINNERUNG (Christoph, 28.04.2026): Sobald E-Mail-Konten mit Claude verbunden sind, bitte Christoph daran erinnern, dass die Projektnummern-Duplikaterkennung (08_Projekte/check_projektnummern.py) von Option 2 (Benachrichtigungsdatei im Ordner) auf Option 1 (E-Mail-Benachrichtigung an den Projektleiter) umgestellt werden soll. Konkret: Die Funktion notify_project_manager() im Skript muss auf E-Mail-Versand umgeschrieben werden.

Was NICHT in diesen Ordner gehört

• Persönliche/private Dateien (gehören in einen privaten Ordner).
• Große Roh-Mediendateien (Video-Originale etc.) – idealerweise in dedizierten Asset-Speicher und hier nur referenzieren.
• Temporäre Downloads und Scratch-Dateien.