2026-04-27_Ordnerstruktur_Vorschlag_v1

Vorschlag: Zukunftssichere Ordnerstruktur für VibeFactory GmbH

Stand: 27. April 2026

Dieses Dokument beschreibt einen Vorschlag für eine zukunftssichere Ordnerstruktur des zentralen VibeFactory-Arbeitsordners. Ziel ist es, dass operative Themen klar zugeordnet werden können und Claude beim Ablegen oder Suchen von Dateien zuverlässig den richtigen Ort findet.

Top-Level-Struktur

Die folgende Struktur deckt typische Themenbereiche einer kleinen bis mittleren GmbH ab. Numerische Präfixe sorgen für eine stabile Sortierung, unabhängig von der alphabetischen Reihenfolge der Themen.

• 00_Unternehmen enthält Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszüge, Versicherungen, Bankunterlagen und IT-Administration.
• 01_Finanzen umfasst Buchhaltung, eingehende und ausgehende Rechnungen, Steuern, Reporting und Banking.
• 02_Recht bündelt Verträge in Form von Vorlagen sowie abgeschlossenen Dokumenten, AGB, DSGVO-Unterlagen, Compliance und Geheimhaltungsvereinbarungen.
• 03_HR beinhaltet Mitarbeitende, Bewerbungen, Arbeitsverträge, Onboarding und Weiterbildung.
• 04_Vertrieb deckt die Pipeline ab, also Angebote, Akquise und Sales-Material vor Vertragsabschluss.
• 05_CRM ist für Bestandskunden zuständig, also laufende Kommunikation, Kundenverträge und Customer Success.
• 06_Marketing enthält die Unterordner Social Media, Website, Kampagnen und Brand Assets wie Logos, Schriften und Farben.
• 07_Produkte_Leistungen enthält Leistungsbeschreibungen, Preislisten und Roadmaps.
• 08_Projekte ist die Heimat der operativen Projektarbeit. Pro Projekt ein Unterordner mit Datums- und Kundenpräfix, beispielsweise 2026-04_KundeXY_Projektname.
• 09_Vorlagen ist die zentrale Ablage für alle Templates wie Angebote, Rechnungen, Briefe und Präsentationen.
• 10_Wissen umfasst interne Dokumentation, Standardprozesse, Playbooks und Meeting-Notizen.
• 99_Archiv enthält abgeschlossene Projekte, alte Verträge und Inhalte aus Vorjahren.

Begründung der wichtigsten Entscheidungen

Die numerischen Präfixe sorgen für eine stabile und konsistente Sortierung. Dadurch erscheint Finanzen nicht zwischen Fotos und Kunden alphabetisch verstreut, und das Archiv rutscht zuverlässig nach unten.

Die Trennung von Vertrieb und CRM adressiert einen klassischen Stolperstein. Im Bereich Vertrieb liegt alles, was vor einem Vertragsabschluss passiert, also Leads, Angebote und Pitch-Decks. Im Bereich CRM liegt alles nach Vertragsabschluss, also Bestandskunden und laufende Kommunikation. Dadurch weiß Claude beim Ablegen einer Datei eindeutig, wohin sie gehört.

Der Bereich Projekte ist die Heimat der operativen Arbeit. Pro Projekt entsteht ein Unterordner mit Datumspräfix und Kunde, sodass Konzept, Lieferungen und Zwischenstände eines Projekts an einem Ort liegen und nicht zwischen CRM und sonstigen Bereichen verteilt sind. Querverweise lassen sich per OwnCloud-Link aus dem CRM heraus setzen.

Der Bereich Vorlagen liegt bewusst zentral und nicht pro Geschäftsbereich. Dadurch wird vermieden, dass die Angebotsvorlage gleichzeitig in 04_Vertrieb/Vorlagen und in 09_Vorlagen existiert und auseinanderläuft. So bleibt die zentrale Ablage die alleinige Quelle der Wahrheit für Templates.

Der Bereich Wissen sammelt Onboarding-Dokumentation, Prozessbeschreibungen und kurze Anleitungen, also Inhalte, die in einer wachsenden GmbH gerne verloren gehen. Dieser Bereich eignet sich auch für die Pflege von Erweiterungen der CLAUDE.md.

Das Archiv hält die aktiven Bereiche übersichtlich. Abgeschlossene Inhalte wandern kontrolliert mit Jahresangabe ins Archiv und werden nicht gelöscht.

Ergänzende Konventionen für die CLAUDE.md

Zusätzlich zu den bereits dokumentierten Konventionen sollten folgende Regeln aufgenommen werden.

Eine klare Entscheidungsregel hilft bei der Zuordnung. Wenn unklar ist, ob eine Datei nach Vertrieb oder CRM gehört, ist die entscheidende Frage, ob bereits ein Vertrag mit diesem Kunden existiert. Wenn ja, gehört die Datei in den CRM-Bereich. Wenn nein, gehört sie in den Vertriebsbereich.

Für Projektordner empfiehlt sich ein einheitliches Muster nach dem Schema 08_Projekte/YYYY-MM_Kunde_Projekttitel mit einer Standard-Unterstruktur aus den Bereichen Briefing, Konzept, Lieferung und Kommunikation.

Bei der Migration bestehender Inhalte würden die aktuellen Ordner CRM und Social Media in die neuen Bereiche 05_CRM und 06_Marketing/Social_Media umziehen. Da OwnCloud bei größeren Verschiebungen manchmal empfindlich reagiert, sollte dieser Schritt mit Julian abgestimmt und in kleinen Etappen durchgeführt werden.

Mögliches Vorgehen

Für die Umsetzung gibt es drei Varianten, abhängig davon, wie groß der erste Schritt sein soll.

In der ersten Variante wird ausschließlich die CLAUDE.md mit dieser Struktur als Soll-Zustand aktualisiert. Ordner werden erst angelegt, wenn sie konkret gebraucht werden.

In der zweiten Variante wird zusätzlich eine leere Ordnerstruktur angelegt und die CLAUDE.md aktualisiert. Das schafft sofort Orientierung, hat aber den Nachteil, dass leere Ordner durch den Sync wandern.

In der dritten Variante erfolgt eine vollständige Migration. Die Struktur wird angelegt, und die bestehenden Ordner CRM und Social Media werden umgezogen. Diese Variante ist wegen des Sync-Verhaltens am risikoreichsten und sollte nur mit ausdrücklicher Freigabe von Julian erfolgen.