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SKILL

5 Min. Lesezeit

Email-Schreiben

Drafted Emails in Marvins Stil. Formell wenn Adressat formell ist (Behörden, Banken, Notar, neue Geschäftspartner), semi-formell für bestehende Kunden, locker bei Bekannten. Immer Draft, nie sofort senden ausser explizit angewiesen.

1. Stil — Style Profile lesen

Vor jedem Draft öffnen: style-profile-marvin (Korpus-Analyse aus 28 echten Mails, Stand 2026-05-14). Diese Datei ist die Source of Truth für Anrede-Stufen, Abschluss-Formeln, Em-Dash- und Doppelpunkt-Regeln, Anti-Floskel-Liste, Bullet-Style, Subject-Pattern und Marvins Vokabular.

Die früher hier dokumentierten “harten” Stil-Regeln (keine Em-Dashes, keine inhaltlichen Doppelpunkte) waren übergeneralisiert aus einer einzigen Qonto-Mail. Sie wurden durch das Style Profile ersetzt, das tatsächliche Korpus-Patterns dokumentiert.

1a. Einzige harte Regel: echte Umlaute

ä, ö, ü, ß im Body. Nicht ae/oe/ue/ss. Nur in Filenames und Pfaden ASCII (siehe conventions.md §1).

Alles andere — Anrede pro Stufe, Em-Dash-Verwendung, Doppelpunkt-Regeln, Abschluss-Formel — ist im Style Profile dokumentiert mit Beispielen aus echten Mails. Verstoß-Beispiele und Anti-Floskeln stehen dort in Sektion 7 / 13.

1b. Drei tragenden Eigenschaften von Marvins Stil

Aus dem Style Profile (Sektion 14):

  1. Direktheit — erster Satz ist zur Sache, keine Anbiederung
  2. Konkretheit — Zahlen, Daten, Filenames, Namen statt abstrakte Verweise
  3. Tempo-Wechsel — kurze und lange Sätze gemischt, Em-Dash als Atempause

Wenn ein Draft diese drei Eigenschaften nicht trägt, klingt er nach AI. Wenn er sie trägt, klingt er nach Marvin.

2. Aufbau-Pattern

Das Pattern hat sich bei der Qonto-Korrespondenz vom 04.05.2026 bewährt. Sechs Bausteine, in dieser Reihenfolge.

Anrede. Formell mit „Sehr geehrter Herr X,” / „Sehr geehrte Frau Y,” / „Sehr geehrte Damen und Herren,” wenn Adressat unbekannt. Semi-formell „Hallo Y,” bei bestehender Beziehung. Locker „Hey X,” bei Bekannten. Bei Reply auf Zendesk- oder Ticket-System die Person beim Namen nehmen, falls die Tickets von einer konkreten Person kommen.

Erster Absatz. Eine Zeile Bezug oder Dank. Nicht künstlich anbiedernd, einfach freundlich kontextsetzend. Beispiele „Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.” / „Vielen Dank für Ihre Geduld.” / „Vielen Dank für die schnelle Bearbeitung.”

Mittelteil mit konkretem Inhalt. Was wird geliefert oder geantwortet. Knapp, aber präzise genug dass der Empfänger nicht nachfragen muss. Wenn Anhang dabei ist, beschreiben was drin ist und woher es kommt.

Proaktiver Klausel-Wechsel auf nächste Aktion. Wenn unklar ist ob das Gelieferte ausreicht, einen Satz dazuschreiben der die nächste Eskalations-Stufe vorwegnimmt. Beispiel „Falls darüber hinaus noch X benötigt wird, geben Sie mir bitte kurz Bescheid, dann fordere ich es bei Y nach.” Spart einen Mail-Round-Trip.

Dringlichkeits-Hinweis falls relevant. Ein Satz, sachlich begründet, nicht weinerlich. „Für eine zügige Bearbeitung wäre ich dankbar, da Z von der Klärung abhängt.” Nicht „Bitte bitte schnell.”

Abschluss + Signatur. „Bei Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.” (optional). Dann Grußformel passend zum Anredestil. „Mit freundlichen Grüßen” bei formell, „Viele Grüße” bei semi-formell, „Beste Grüße” / „Liebe Grüße” bei locker.

Signatur immer unter Grußformel, mit Rolle und Firma falls geschäftlich. Stand der Firmierung in intern/firma/email-footer.md prüfen, das hat die aktuelle UG-i.G.- oder UG-Phase.

3. Account-Wahl

AdressatAccount
Kunde, Bank, Behörde, Notar, Geschäftspartner, Lieferanthello@marvinkuehlmann.com
Privat, Familie, Freunde, Dev-Notificationsmarvinkuehlmann@gmail.com

Default ist hello@. Wenn unklar, hello@. Privates explizit erkennbar (Familie, Freund, persönlicher Kontext) sonst privat.

4. Reply versus neuer Draft

Bei Reply auf eine bestehende Mail das mcp__gsuite__reply_gmail_email Tool mit send=false nutzen. Das hängt automatisch in den Thread ein und behält References-Header.

Ausnahme. reply_gmail_email unterstützt keine Anhänge. Wenn ein Anhang dabei muss, stattdessen mcp__gsuite__create_gmail_draft mit attachments=[...]. Das Subject als „Re: Original-Subject” formen, und falls die Original-Mail eine Ticket-ID hat (z.B. Zendesk [LWVD92-E6KGW]), die ID in die Subject-Line übernehmen damit das Ticket-System richtig zuordnet.

5. Anhänge vorbereiten

Bilder vom iPhone (HEIC). Banken und Behörden akzeptieren oft kein HEIC. Konvertieren mit sips.

# Einzelne Datei zu JPG
sips -s format jpeg -s formatOptions 80 IMG_X.HEIC --out IMG_X.jpg
 
# HEIC zu PDF (eine Seite pro Datei)
sips -Z 2000 -s format pdf IMG_X.HEIC --out IMG_X.pdf
 
# Mehrere PDFs zusammenführen (macOS Built-in, kein zusätzliches Tool nötig)
/System/Library/Automator/Combine\ PDF\ Pages.action/Contents/MacOS/join \
  -o gebuendelt.pdf seite1.pdf seite2.pdf seite3.pdf

Dateigröße. Mail-Anhänge unter 10 MB halten. sips -Z 2000 skaliert auf max 2000px Kantenlänge, das hält DIN-A4-Dokumente lesbar (Stempel/Siegel/Unterschriften noch erkennbar) und reduziert die Datei auf ein bis drei MB.

Filenames. Sprechende ASCII-Namen, mit Datum bei offiziellen Dokumenten. Beispiel gruendungsurkunde-agentic-ventures-ug-2026-04-27.pdf statt IMG_0548.pdf.

6. Vor dem Anlegen prüfen

Drei Sekunden Selbstcheck.

  1. Sind alle Umlaute echt (ä ö ü ß).
  2. Self-Check nach style-profile-marvin §13: Klingt der erste Satz nach Marvin? Steht eine Anti-Floskel drin? Passt die Abschluss-Formel zur Anrede-Stufe?
  3. Passt der Account zum Adressat.
  4. Wenn Anhang nötig, ist die Datei vorbereitet (PDF, Filename, unter 10 MB).
  5. Ist es ein Reply auf einen bestehenden Thread oder ein neuer Draft.

Erst dann Tool aufrufen.

7. Nach dem Anlegen reporten

Sag Marvin in der Antwort.

  1. Welcher Account, welcher Empfänger, welches Subject.
  2. Direktlink zum Draft (https://mail.google.com/mail/u/0/#drafts?compose=<id>).
  3. Was im Anhang ist (knapp).
  4. Gibt es Stolperstellen oder Annahmen die Marvin vor dem Senden prüfen sollte.

Marvin sendet selbst, ausser er hat explizit „sende direkt” gesagt.

8. Beispiel — der Qonto-Draft (Vorlage für formelle Bank-Korrespondenz)

Sehr geehrter Herr Yetim,

vielen Dank für Ihre Geduld.

Anbei finden Sie die vom Notar Dominik Berghoff (Hamm) ausgestellte
beglaubigte Ablichtung der Gründungsurkunde der Agentic Ventures UG
(haftungsbeschränkt) vom 27. April 2026. Das Dokument umfasst den
Beglaubigungsvermerk mit Notarsiegel und Schnur sowie die drei Seiten
der Urkunde inklusive Unterschriften und Prägesiegel.

Falls darüber hinaus noch eine separate beglaubigte
Handelsregisteranmeldung oder eine eigenständige Gesellschafterliste
benötigt wird, geben Sie mir bitte kurz Bescheid, dann fordere ich
diese zusätzlich beim Notar an.

Für eine zügige Bearbeitung wäre ich Ihnen sehr dankbar, da die
Eröffnung des Geschäftskontos für die Stammkapital-Einzahlung und die
anschließende Handelsregister-Eintragung dringend ist.

Bei Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Marvin Kühlmann

Geschäftsführer
Agentic Ventures UG (haftungsbeschränkt) i.G.
hello@marvinkuehlmann.com

Subject Re: Ihr Konto bei Qonto- agentic ventures ug (haftungsbeschränkt) [LWVD92-E6KGW]. Die Ticket-ID [LWVD92-E6KGW] aus der Zendesk-Mail bleibt drin.

  • style-profile-marvin — Pflichtlektüre vor jedem Draft. Korpus-Analyse: Anrede, Em-Dash, Doppelpunkt, Anti-Floskeln, Vokabular
  • conventions §1 Naming, §15 Sprache und Ton
  • email-footer — Aktuelle Signatur-Variante (UG i.G. vs eingetragen)
  • CLAUDE — Behavior Rule 15 (Sprache, echte Umlaute), Rule 16 (Deep-Links)
  • gsuite — Multi-Account Gmail-MCP
  • Memory reference_email_accounts.md — Account-Strategie hello@ vs marvinkuehlmann@

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