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Cal.com Setup mit Google-Calendar-Sync

2 Min. Lesezeit

Cal.com Setup

Cal.com ist das Booking-Tool für externe Termine (Discovery-Calls, Workshops, Kunden-Erstgespräche). Auf der Website unter https://cal.com/agentic-ventures/discovery-call verlinkt.

Kernregel: Ohne Google-Calendar-Sync sind Buchungen NICHT im Push-Layer (siehe Memory feedback_daily_planning.md). Email allein reicht nicht — Mails werden übersehen, Calendar-Events triggern iPhone-Notifications zuverlässig.

Setup-Schritte

Reihenfolge ist wichtig — Schritt 1 ist Pflicht, Schritte 2 und 3 sind Absicherung.

1. Google Calendar verbinden (Pflicht)

app.cal.com/apps/installed/calendar

  • Google Calendar mit hello@marvinkuehlmann.com (Business) verbinden
  • Add to Calendar: Business-Calendar wählen — dahin werden Bookings als Events geschrieben
  • Check for Conflicts: auch anhaken — Cal.com prüft dann gegen bestehende Events bevor ein Slot angeboten wird
  • Ergebnis: jede Cal.com-Buchung erscheint sofort als Event im Google Calendar → iPhone-Notification automatisch aktiv

2. Email-Routing prüfen

app.cal.com/settings/my-account/general

  • Primary Email muss hello@marvinkuehlmann.com sein (nicht eine alte Adresse)
  • Notifications-Email = Primary Email
  • Confirmation-Mail an Host bei jeder Buchung ist standardmäßig an

3. Reminder-Backup pro Event-Type

app.cal.com/event-types

  • Pro Event-Type (z.B. Discovery-Call) eine Workflow-Reminder anlegen
  • Trigger: 24 h vor Termin
  • Action: Email an Host (also dich selbst)
  • Zweck: zweite Sicherheits-Schiene falls Calendar-Sync mal hängt oder ein Event versehentlich gelöscht wird

4. iPhone Calendar Default-Alert hochsetzen

iOS Settings → Calendar → Default Alert Times → Events → 30 minutes before

  • Default ist 10 Min — zu wenig für Vorbereitung auf Discovery-Calls
  • 30 Min gibt Zeit für Profil-Check, Notion-Notes, Kaffee

Maintenance-Rhythmus

  • Wöchentlich: kurz checken ob im Google Calendar neue Cal.com-Events aufgetaucht sind (Indikator dass Sync läuft). Ein Cal.com-Event hat in der Description meist einen cal.com/...-Link und einen Reschedule/Cancel-Link.
  • Monatlich: app.cal.com/bookings durchscrollen — falls Buchungen drin sind die NICHT im Calendar stehen, ist der Sync gebrochen.
  • Bei Email-Wechsel: Schritt 2 wiederholen, sonst gehen Confirmations an die alte Adresse.

Stolperer

  • Cal.com schickt KEINE Calendar-Invites an den Host — das Event landet via Sync direkt im Google Calendar, nicht via .ics-Anhang. Wer keinen Sync eingerichtet hat, kriegt nur die Email-Confirmation.
  • Sync ist einseitig (Cal.com → Calendar): wenn du im Google Calendar ein Event verschiebst, schiebst du es NICHT in Cal.com. Stattdessen vom Cal.com-UI aus reschedulen.
  • Buchungen mit Conflict-Check funktionieren nur wenn der entsprechende Calendar als “Busy” markiert ist. Standardmäßig wird der Primary Calendar geprüft — andere Calendars (Purzel, Feiertage) zählen nicht.

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