SeaTable Auftragsverwaltung — Schnelleinstieg fuer Soeren
Hallo Soeren,
hier ein kurzer Ueberblick fuer den Einstieg. Wir gehen das beim Call in 15-20 Minuten gemeinsam durch.
Erst die wichtigste Klaerung — was du auf der Startseite siehst
Wenn du dich in SeaTable einloggst, siehst du unter „An mich freigegebene Bases” acht Tiles, alle mit dem Wort „Auftragsverwaltung”. Das wirkt zuerst wie acht verschiedene Datenbanken — ist es aber nicht.
Es ist eine Base mit acht Eingaengen. Jedes Tile ist eine Sicht (View) auf einen Teilbereich der gemeinsamen Auftragsdaten von Markus. SeaTable zeigt fuer jede freigegebene Sicht ein eigenes Tile.
So sind die Tiles benannt nach dem Update von heute:
| Tile | Was du dort siehst | Was du dort darfst |
|---|---|---|
| Aufträge offen | alle aktuellen Auftraege | lesen + schreiben (Status setzen, Auftraege anlegen) |
| Meine Positionen | nur deine eigenen Stunden, gefiltert nach deinem Namen | lesen + schreiben (Zeiterfassung) |
| Fremdkosten offen | alle noch nicht bezahlten Fremdkosten | lesen + schreiben |
| Fremdkosten bezahlt | bereits bezahlte Fremdkosten | nur lesen |
| Auftraggeber | Stammdaten Versicherer / Makler | lesen + schreiben |
| Versicherungsnehmer | Stammdaten Versicherte Unternehmen | lesen + schreiben |
| Besichtigungsorte | Stammdaten Locations | lesen + schreiben |
| Fremddienstleister | Stammdaten externe Sachverstaendige etc. | lesen + schreiben |
Tipp falls dir die Startseite zu unuebersichtlich ist
Du kannst die acht Tiles in einen eigenen Ordner ziehen. In der Bases-Uebersicht unten links auf „Ordner hinzufuegen”, dann ziehst du die Tiles per Drag-and-Drop dort rein. Damit ist alles aus dem Markus-Erlei-Team-Workspace in einem Block.
Reihenfolge im Arbeitsalltag
- Neuer Auftrag kommt rein: auf das Tile „Aufträge offen” gehen, neue Zeile anlegen. Beim Auswaehlen der Stammdaten (Auftraggeber, Versicherungsnehmer, Besichtigungsort, Fremddienstleister) kannst du jetzt auch fehlende Eintraege ergaenzen — sie landen automatisch in den jeweiligen Stammdaten-Tabellen.
- Stunden buchen: auf das Tile „Meine Positionen” gehen, neue Zeile anlegen, oben den Auftrag waehlen (das Dropdown zeigt seit heute „26-XXX-XX — Warenart” — also nicht nur die Nummer sondern auch was es war).
- Fremdkosten erfassen: auf „Fremdkosten offen”, neue Zeile, Auftrag und Betrag eintragen. Wenn die Rechnung bezahlt ist, setzt Markus den Status um.
- Stammdaten direkt: wenn du grad einen neuen Auftraggeber hast den du erst spaeter komplett pflegen willst, geht auch der direkte Weg via Tile „Auftraggeber” + Eintrag anlegen.
Kleine Stolperer die du wissen solltest
- Statistics-Pivots (Auswertungen) sind nicht in deinen Sichten enthalten — das ist Markus’ Bereich.
- Filter und Spalten in „Meine Positionen” und „Aufträge offen” sind so eingestellt dass du nur das siehst was du brauchst. Bitte nicht ungefragt umstellen — wenn dir was fehlt, kurz Markus oder mir Bescheid geben.
- Im Auftrags-Dropdown der Zeiterfassung steht jetzt „26-001-ME — Toyota KFZ” statt nur „26-001-ME”. Falls dir die Anzeige nicht hilft oder zu viel ist, sag Bescheid.
Bei Problemen
- Erst bei Markus melden — er kennt die fachlichen Ablaeufe.
- Bei technischen Fragen (etwas funktioniert nicht wie es soll, Sicht fehlt, falsche Werte): an mich. hello@marvinkuehlmann.com
Viel Erfolg beim Start, Marvin